取引、手数料、賃料はどのように管理されますか？
売買や賃貸の取引は、それぞれ一件の取引記録として、当事者、価格、手数料の配分とともに作成され、オファーから署名までを追跡します。各エージェントの配分は取引ごとに設定され、レポートの手数料の数字は常に最新の状態に保たれます。賃貸の場合、賃料スケジュールには支払期日と入金がすべて表示され、支払いごとに領収書が発行されます。
一般的な取引は次のステップで進みます。
- 取引を作成します。 購入希望者がオファーを出すか、入居希望者が賃貸に合意したら、エージェントは当事者、掲載、合意された価格または賃料を入力して取引記録を作成します。取引は、CRMの顧客の連絡先カードにも、通話、メッセージ、内見と並んで表示されます。
- 手数料の配分を設定します。 関与する各エージェントの配分を入力します。物件を登録したエージェント、顧客を連れてきたエージェント、成約を手伝ったマネージャーなどです。レポートは、この配分に自動的に従います。
- 署名までフォローします。 同じ取引記録で、オファーから署名までの進捗を管理します。チーム内の誰でも、グループチャットで尋ねることなく、取引の状況を確認できます。
- 賃貸の場合は賃料スケジュールを設定します。 賃貸契約の締結後、スケジュールにはすべての支払期日が記載されます。入金があるたびに各支払いが記録されるため、期日を過ぎても入金がない場合にすぐ気づけます。
- 支払いごとに領収書を送付します。 支払いごとに領収書が作成され、入居者に送付できます。会社が扱うすべての金額の記録が残ります。
- 月末を締めます。 マネージャーはレポートで売買、賃貸、手数料を確認し、会計士用にスプレッドシートへ書き出せます。オーナーは、オーナーポータルで賃料と明細を確認できます。
取引と手数料の管理が必要な会社
一件の取引に複数の人が関わる会社、または成約後も入金が続く会社はすべて対象です。よくある状況は次のとおりです。
- 一人のエージェントが物件を登録し、同僚が購入者または入居者を連れてくる場合、両者とも自分の取り分を期待している。
- オーナーに代わって賃貸を管理し、毎月賃料を回収している。
- エージェントが主に歩合で報酬を得ており、自分の収入を確認したい。
- マネージャーが会計士や出資者のために月次の数字を準備している。
- 住宅、オフィス、店舗、土地の売買と賃貸を同時に扱っている。
数件の賃貸しか扱わない小規模な会社でも恩恵があります。入居者やオーナーから質問があったとき、すべての入金と領収書が一か所にまとまっているためです。
| 業務 | スプレッドシートとチャットグループ | Heroes PMSを使う場合 |
|---|---|---|
| 取引の状況 | グループチャットで尋ねる | オファーから署名までを一つの記録で管理 |
| 手数料の配分 | 月末に手作業で計算 | 取引ごとにエージェントごとに設定し、レポートに反映 |
| 賃料の支払期日 | 誰かが更新を忘れないように管理するスプレッドシート | すべての支払期日と入金を一つの画面で確認 |
| 領収書 | ワープロで入力するか、手書き | 支払いごとに領収書を作成し、すぐに送付可能 |
| 月次の数字 | 複数のファイルから作り直す | 売買、賃貸、手数料をレポートで確認し、スプレッドシートに書き出し可能 |
| オーナーへの報告 | 一件ずつ作成 | 回収した賃料と手数料を月ごとに表示 |
正確な取引と期日どおりの賃料のためのヒント
- 取引の前に配分を合意してください。 手数料のルールを文書にまとめ、月末に記憶が食い違う前に、初日から各エージェントの配分を入力してください。
- 入金は到着した日に記録してください。 最新の賃料スケジュールだけが、誰が支払い、誰が未払いかを一目で示せます。
- すべての領収書を送付してください。 すべての金額を文書化する会社は、入居者とオーナーから信頼されます。明確な領収書があれば、ほとんどの争いは発生前に解決します。
- スケジュールを毎週確認してください。 支払期日を過ぎても入金がない場合、一か月後よりも数日後の方が催促しやすくなります。
- 取引ごとに一つの記録を残してください。 新しい入居者や新しい売買は新しい取引です。そうすれば、各物件の履歴が明確に保たれます。
- 毎月会計士用に書き出してください。 レポートから定期的に書き出しておくと、年末の慌ただしい対応を避けられます。
