Como funcionam negócios, comissões e aluguel?
Cada venda ou locação se torna um registro de negócio com suas partes, preço e divisão de comissão, acompanhado da proposta até a assinatura. A parcela de cada corretor é definida no negócio, então os valores de comissão ficam sempre atualizados nos relatórios. Nas locações, um cronograma de aluguel mostra cada data de vencimento e pagamento, com um recibo para cada pagamento.
Um negócio típico passa por estas etapas.
- Abra o negócio. Quando um comprador faz uma proposta ou um inquilino concorda em alugar, o corretor cria o registro do negócio com as partes, o anúncio e o preço ou aluguel acordado. O negócio também aparece no cartão do cliente no CRM, junto às suas ligações, mensagens e visitas.
- Defina a divisão da comissão. Informe a parcela de cada corretor envolvido: quem captou o imóvel, quem trouxe o cliente, um gerente que ajudou a fechar. Os relatórios seguem essa divisão automaticamente.
- Acompanhe o negócio até a assinatura. O mesmo registro leva o negócio da proposta até a assinatura, então qualquer pessoa da equipe pode ver em que pé ele está sem perguntar em um grupo de conversa.
- Nas locações, configure o cronograma de aluguel. Assinado o contrato, o cronograma lista cada data de vencimento. Cada pagamento é registrado contra ele quando recebido, então um vencimento sem pagamento é fácil de identificar.
- Envie um recibo para cada pagamento. Um recibo é gerado para cada pagamento, pronto para enviar ao inquilino, para que todo valor que a imobiliária recebe fique documentado.
- Feche o mês. Os gerentes revisam vendas, locações e comissões nos relatórios e os exportam para uma planilha para o contador, enquanto os proprietários acompanham aluguéis e extratos no portal do proprietário.
Quais imobiliárias precisam de controle de negócios e comissões?
Qualquer imobiliária em que mais de uma pessoa trabalha em um negócio, ou em que o dinheiro continua entrando depois da assinatura. Situações típicas:
- um corretor capta um imóvel e um colega traz o comprador ou inquilino, e ambos esperam a sua parte;
- a imobiliária administra locações para proprietários e recebe o aluguel todo mês;
- os corretores são pagos em grande parte por comissão e querem ver o que ganharam;
- os gerentes preparam os números mensais para um contador ou para os sócios;
- a imobiliária trabalha com venda e locação de casas, salas comerciais, lojas ou terrenos lado a lado.
Mesmo uma pequena imobiliária com algumas locações se beneficia: cada pagamento e cada recibo ficam em um só lugar quando um proprietário ou um inquilino faz uma pergunta.
| Tarefa | Planilhas e grupos de conversa | Com Heroes PMS |
|---|---|---|
| Situação do negócio | Perguntado no grupo de conversa | Um único registro da proposta até a assinatura |
| Divisão da comissão | Calculada à mão no fim do mês | Definida por corretor no negócio; os relatórios seguem |
| Vencimentos de aluguel | Uma planilha que alguém precisa lembrar de atualizar | Cada vencimento e pagamento em uma só visualização |
| Recibos | Digitados em um editor de texto ou escritos à mão | Um recibo para cada pagamento, pronto para enviar |
| Números mensais | Refeitos a partir de vários arquivos | Vendas, locações e comissões nos relatórios, exportáveis para planilha |
| Extratos aos proprietários | Preparados um a um | Aluguel recebido e taxas, mês a mês |
Dicas para negócios bem registrados e aluguel em dia
- Combine a divisão antes do negócio. Registre por escrito as regras de comissão e informe a parcela de cada corretor no primeiro dia, e não no fim do mês, quando as lembranças podem divergir.
- Registre os pagamentos no dia em que chegam. Um cronograma de aluguel sempre atualizado é a única forma de saber, de relance, quem pagou e quem não pagou.
- Envie todos os recibos. Inquilinos e proprietários confiam em uma imobiliária que documenta cada valor, e recibos claros resolvem a maioria das disputas antes que elas comecem.
- Confira o cronograma toda semana. Um vencimento sem pagamento é mais fácil de cobrar após alguns dias do que após um mês.
- Mantenha um registro por transação. Um novo inquilino ou uma nova venda é um novo negócio, assim o histórico de cada imóvel fica claro.
- Exporte para o contador todo mês. Uma exportação regular dos relatórios evita uma correria estressante no fim do ano.
