すべての会話を一つの受信箱に

統合受信箱はどのように機能しますか？

統合受信箱は、WhatsApp、Telegram、メール、ウェブサイトのチャットを一つの画面にまとめます。すべての会話はCRMの顧客に紐づけられるため、エージェントはチャットの横に顧客の掲載や内見を確認できます。新しい会話は連絡先を作成し、各会話は適切なエージェントに割り当てられます。

日々の業務は次のように進みます。

1. チャネルを接続します。 お客様ご自身のWhatsApp Businessの番号を接続してください（設定はサポートいたします）。Telegram、メール、会社のウェブサイトのチャットも接続します。これ以降、四つのチャネルすべてからのメッセージが同じ場所に届きます。
2. すべてを一つの一覧で受信します。 別荘についてのWhatsAppのメッセージ、海外の購入者からのメール、オフィスについてのウェブサイトのチャットが、すべて同じ受信箱に届きます。四つのアプリを監視する必要はありません。
3. 新しい連絡先は自動で登録されます。 初めて連絡してきた人がいると、会話からCRMに連絡先が作成されます。そのため、リードが一人のエージェントの携帯電話の番号として埋もれることはありません。
4. 会話を割り当てます。 マネージャーまたは受付が、その地域、言語、掲載を担当するエージェントに会話を割り当てます。チームの他のメンバーも、経緯を確認できます。
5. 文脈を確認して返信します。 チャットの横には、顧客、その掲載、内見が表示されるため、エージェントは同じ質問を繰り返すことなく返信できます。
6. 次のステップに進みます。 顧客はすでにCRMに登録されているため、エージェントはリードから内見を予約し、顧客をパイプラインで次の段階に進められます。メッセージは、次にその案件を引き継ぐ人のために、顧客の連絡先カードに残ります。

対象となる会社

この受信箱は、顧客ごとに連絡方法が異なる会社のために作られています。カンボジアや東南アジアでは、多くの顧客が毎日TelegramやWhatsAppを使い、海外の購入者や企業はメールを好む傾向があります。よくある状況は次のとおりです。

• 複数のエージェントが個人の携帯電話から返信しており、誰がどの問い合わせに答えたかがわからない。
• ウェブサイトのチャットからのリードが、誰も見ていないために数時間放置される。
• エージェントが休暇を取ったり退職したりして、その会話が一緒に消えてしまうべきではない。
• マネージャーが、実際にどのチャネルから顧客が来ているかを知りたい。

小規模なチームにもメリットは大きくあります。共有の受信箱があれば、二名の会社でも個人の番号を配らずに、夜間や週末も対応できます。

効率的な受信箱運用のためのヒント

• 誰が割り当てるかを決めてください。 シフトごとに新しい会話を割り当てる担当者を一人決めて、未読のまま放置されないようにしてください。
• 迅速に返信してください。 賃貸市場が忙しいときは、最初に返信した会社が内見を予約することが多くなります。
• 顧客と同じチャネルで返信してください。 顧客がTelegramで連絡してきたら、Telegramで返信してください。チャネルを切り替えると、やり取りの流れが途切れます。
• 会話は受信箱の中に残してください。 顧客を個人の番号に移さないようにしてください。履歴がチームから見えなくなり、CRMともつながらなくなります。
• まず顧客の連絡先カードを確認してください。 予算、希望エリア、過去の内見はチャットの横に表示されています。同じことを何度も尋ねると、会社が整理されていないように見えます。
• リードの情報源を毎月確認してください。 レポートでどのチャネルから顧客が来ているかがわかるため、時間や広告費をどこに使うべきかを判断できます。