กล่องข้อความรวมทำงานอย่างไร
กล่องข้อความรวมนำ WhatsApp Telegram อีเมล และแชทเว็บไซต์มาอยู่บนหน้าจอเดียว ทุกการสนทนาเชื่อมกับลูกค้าใน CRM ดังนั้นเอเจนต์จะเห็นรายการและการเยี่ยมชมของลูกค้าถัดจากแชท การสนทนาใหม่จะสร้างรายชื่อ และแต่ละการสนทนาสามารถมอบหมายให้เอเจนต์ที่เหมาะสมได้
ในชีวิตประจำวัน ระบบทำงานดังนี้
- เชื่อมต่อช่องทางของคุณ เชื่อมหมายเลข WhatsApp Business ของคุณเอง (เราช่วยตั้งค่าให้) พร้อม Telegram อีเมล และแชทบนเว็บไซต์เอเจนซี่ จากนี้ไปข้อความจากทั้งสี่ช่องทางจะมาถึงที่เดียวกัน
- รับทุกอย่างในรายการเดียว ข้อความ WhatsApp เรื่องวิลล่า อีเมลจากผู้ซื้อในต่างประเทศ และแชทเว็บไซต์เรื่องสำนักงาน จะมาถึงในกล่องข้อความเดียวกัน ไม่มีใครต้องคอยดูสี่แอป
- ให้ผู้ติดต่อใหม่สร้างตัวเองได้ เมื่อมีคนทักมาครั้งแรก การสนทนาจะสร้างผู้ติดต่อใน CRM ลูกค้าเป้าหมายจึงไม่ใช่เพียงเบอร์โทรในโทรศัพท์ของเอเจนต์คนเดียว
- มอบหมายการสนทนา ผู้จัดการหรือแผนกต้อนรับมอบหมายให้เอเจนต์ที่ดูแลพื้นที่ ภาษา หรือรายการนั้น ทีมที่เหลือยังคงเห็นเรื่องราวทั้งหมด
- ตอบพร้อมบริบท ข้างแชท เอเจนต์เห็นลูกค้า รายการ และการเยี่ยมชม และตอบได้โดยไม่ต้องถามคำถามเดิมซ้ำสองครั้ง
- ไปยังขั้นตอนถัดไป เนื่องจากลูกค้าอยู่ใน CRM แล้ว เอเจนต์จึงจองการเยี่ยมชมจากลูกค้าเป้าหมายและย้ายลูกค้าไปตามไปป์ไลน์ได้ ข้อความยังคงอยู่ในการ์ดลูกค้าสำหรับผู้ที่รับไฟล์ต่อไป
เหมาะกับใคร
กล่องข้อความนี้สร้างขึ้นสำหรับเอเจนซี่ที่ลูกค้าไม่ได้เขียนแบบเดียวกันทั้งหมด ในกัมพูชาและทั่วภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ ลูกค้าจำนวนมากใช้ Telegram และ WhatsApp ทุกวัน ขณะที่ผู้ซื้อและบริษัทต่างชาติมักชอบอีเมล สถานการณ์ที่พบบ่อย:
- เอเจนต์หลายคนตอบจากโทรศัพท์ส่วนตัว และไม่มีใครรู้ว่าใครตอบใคร;
- ลูกค้าเป้าหมายจากแชทเว็บไซต์รอเป็นชั่วโมงเพราะไม่มีใครเฝ้าดู;
- เอเจนต์ลาพักงานหรือลาออกจากเอเจนซี่ และการสนทนาของเขาไม่ควรหายไปพร้อมกับเขา;
- ผู้จัดการต้องการรู้ว่าช่องทางใดนำลูกค้ามาจริง
ทีมขนาดเล็กก็ได้ประโยชน์เท่ากับทีมใหญ่ ด้วยกล่องข้อความร่วมกันหนึ่งกล่อง เอเจนซี่สองคนก็สามารถดูแลลูกค้าในช่วงเย็นและวันหยุดสุดสัปดาห์ได้ โดยไม่ต้องให้เบอร์ส่วนตัวแก่ใคร
| สถานการณ์ | โทรศัพท์ แอป และกล่องอีเมลส่วนตัว | ด้วย Heroes PMS |
|---|---|---|
| ข้อความที่เข้ามา | กระจายอยู่หลายแอปและอุปกรณ์ | WhatsApp Telegram อีเมล และแชทเว็บไซต์ในกล่องเดียว |
| ลูกค้าเป้าหมายใหม่ | บันทึกในรายชื่อของเอเจนต์ หรือไม่บันทึกเลย | การสนทนาใหม่สร้างผู้ติดต่อใน CRM |
| ใครตอบ | คนที่เห็นก่อน | มอบหมายให้เอเจนต์ที่เหมาะสม |
| บริบท | เลื่อนย้อนหรือถามเพื่อนร่วมงาน | ลูกค้า รายการ และการเยี่ยมชมอยู่ข้างแชท |
| เอเจนต์ไม่อยู่ | ประวัติยังอยู่ในโทรศัพท์ของเขา | ประวัติยังคงเชื่อมกับลูกค้าใน CRM |
| แหล่งลูกค้าเป้าหมาย | คาดเดา | แหล่งลูกค้าเป้าหมายในรายงาน |
เคล็ดลับสำหรับกล่องข้อความที่บริหารได้ดี
- กำหนดผู้มอบหมาย ตั้งชื่อคนหนึ่งคนต่อกะที่มอบหมายการสนทนาใหม่ เพื่อไม่ให้มีข้อความค้างอ่าน
- ตอบให้เร็ว ในตลาดเช่าที่คึกคัก เอเจนซี่ที่ตอบก่อนมักเป็นผู้ที่ได้นัดเยี่ยมชม
- ตอบในช่องทางของลูกค้า หากลูกค้าเขียนมาทาง Telegram ให้ตอบทาง Telegram การเปลี่ยนช่องทางทำให้เรื่องราวขาดตอน
- เก็บการสนทนาไว้ในกล่องข้อความ หลีกเลี่ยงการย้ายลูกค้าไปยังเบอร์ส่วนตัว เพราะประวัติจะยังคงให้ทีมเห็นและเชื่อมกับ CRM
- อ่านการ์ดลูกค้าก่อน งบประมาณ ทำเล และการเยี่ยมชมที่ผ่านมาอยู่ข้างแชท การถามซ้ำทำให้เอเจนซี่ดูไม่เป็นระเบียบ
- ทบทวนแหล่งลูกค้าเป้าหมายทุกเดือน รายงานแสดงว่าช่องทางใดนำลูกค้ามา เพื่อให้คุณรู้ว่าควรใช้เวลาและงบโฆษณาที่ใด
