Como funciona a caixa de entrada unificada?
A caixa de entrada unificada reúne WhatsApp, Telegram, e-mail e chat do site em uma única tela. Cada conversa fica vinculada ao cliente no CRM, então os corretores veem os anúncios e as visitas do cliente ao lado do chat. Uma nova conversa cria o contato, e cada conversa pode ser atribuída ao corretor certo.
No dia a dia, funciona assim.
- Conecte seus canais. Conecte o seu próprio número do WhatsApp Business (ajudamos na configuração), além do Telegram, do e-mail e do chat do site da imobiliária. A partir daí, as mensagens dos quatro canais chegam no mesmo lugar.
- Receba tudo em uma única lista. Uma mensagem de WhatsApp sobre uma casa de campo, um e-mail de um comprador do exterior e um chat do site sobre uma sala comercial chegam todos na mesma caixa de entrada. Ninguém precisa acompanhar quatro aplicativos.
- Deixe os novos contatos se criarem sozinhos. Quando alguém escreve pela primeira vez, a conversa cria o contato no CRM, para que um lead nunca seja apenas um número no celular de um corretor.
- Atribua a conversa. Um gerente ou a recepção a atribui ao corretor que cobre aquela região, idioma ou anúncio. O restante da equipe continua vendo o histórico.
- Responda com contexto. Ao lado do chat, o corretor vê o cliente, seus anúncios e suas visitas, e responde sem fazer as mesmas perguntas duas vezes.
- Avance para o próximo passo. Como o cliente já está no CRM, o corretor pode agendar uma visita a partir do lead e avançar o cliente no pipeline. As mensagens ficam no cartão do cliente para quem assumir o caso depois.
Para quem é
A caixa de entrada foi feita para imobiliárias cujos clientes não escrevem todos do mesmo jeito. No Camboja e em todo o Sudeste Asiático, muitos clientes usam Telegram e WhatsApp todos os dias, enquanto compradores e empresas internacionais costumam preferir e-mail. Situações comuns:
- vários corretores respondem a partir de celulares pessoais e ninguém sabe quem respondeu a quem;
- leads vindos do chat do site esperam horas porque ninguém está acompanhando;
- um corretor está de férias ou deixa a imobiliária, e as conversas dele não deveriam desaparecer junto;
- os gerentes querem saber qual canal realmente traz clientes.
Pequenas equipes se beneficiam tanto quanto grandes: com uma caixa de entrada compartilhada, uma imobiliária de duas pessoas pode cobrir noites e fins de semana sem entregar números pessoais.
| Situação | Celulares pessoais, aplicativos e caixas de e-mail | Com Heroes PMS |
|---|---|---|
| Mensagens recebidas | Espalhadas por vários aplicativos e dispositivos | WhatsApp, Telegram, e-mail e chat do site em uma só caixa de entrada |
| Novo lead | Salvo nos contatos de um corretor, ou nem salvo | Uma nova conversa cria o contato no CRM |
| Quem responde | Quem vir primeiro | Atribuído ao corretor certo |
| Contexto | Rolar para cima ou perguntar a um colega | Cliente, anúncios e visitas ao lado do chat |
| Corretor ausente | O histórico fica no celular dele | O histórico continua vinculado ao cliente no CRM |
| Origens de lead | Achismo | Origens de lead nos relatórios |
Dicas para uma caixa de entrada bem administrada
- Defina quem atribui. Nomeie uma pessoa por turno para atribuir as novas conversas, para que nada fique sem leitura.
- Responda rápido. Em um mercado de locação movimentado, a imobiliária que responde primeiro costuma ser a que agenda a visita.
- Responda no canal do cliente. Se ele escreveu pelo Telegram, responda pelo Telegram; trocar de canal quebra a conversa.
- Mantenha as conversas na caixa de entrada. Evite levar clientes para um número pessoal: assim o histórico continua visível para a equipe e vinculado ao CRM.
- Leia primeiro o cartão do cliente. Orçamento, região e visitas anteriores ficam ao lado do chat; perguntar de novo faz a imobiliária parecer desorganizada.
- Revise as origens de lead todo mês. Os relatórios mostram qual canal traz clientes, para que você saiba onde investir tempo e publicidade.
