统一收件箱如何运作？
统一收件箱将 WhatsApp、Telegram、电子邮件和网站聊天集中到同一个界面中。每个对话都与 CRM 中的客户相关联，因此经纪人可以在聊天旁边看到客户的房源和看房记录。新对话会自动创建联系人，每个对话也可以分配给合适的经纪人。
日常使用方式如下。
- 连接您的渠道。连接您自己的 WhatsApp Business 号码（我们会协助设置），以及 Telegram、电子邮件和中介官网上的聊天功能。此后，来自这四个渠道的消息都会到达同一个地方。
- 所有消息集中在一个列表中。关于别墅的一条 WhatsApp 消息、来自海外买家的一封邮件，以及关于写字楼的一段网站聊天，都会进入同一个收件箱。无需有人盯着四个应用。
- 新联系人自动建档。当有人第一次发消息时，对话会在 CRM 中创建联系人，线索就不再只是某位经纪人手机里的一个号码。
- 分配对话。经理或前台将对话分配给负责该区域、语言或房源的经纪人。团队其他成员依然能看到完整的沟通记录。
- 带着背景信息回复。在聊天旁边，经纪人可以看到客户、其房源和看房记录，回复时无需把同样的问题再问一遍。
- 进入下一步。由于客户已在 CRM 中，经纪人可以从线索预约看房，并将客户推进到流程的下一阶段。消息会保留在客户卡片上，供接手档案的下一位同事查阅。
适用对象
统一收件箱专为客户沟通习惯各不相同的中介设计。在柬埔寨和东南亚各地，许多客户每天都使用 Telegram 和 WhatsApp，而国际买家和企业客户往往更喜欢电子邮件。常见情况包括：
- 多名经纪人用个人手机回复，没人知道谁回复了谁；
- 官网聊天中的线索因无人关注而等待数小时；
- 经纪人请假或离职，而其对话不应随之消失；
- 经理想知道哪个渠道真正带来了客户。
小团队与大团队同样受益：有了一个共享收件箱，两人的中介也能覆盖晚上和周末，而无需把个人号码交给客户。
| 情况 | 个人手机、应用和邮箱 | 使用 Heroes PMS |
|---|---|---|
| 收到的消息 | 分散在多个应用和设备中 | WhatsApp、Telegram、电子邮件和网站聊天集中在一个收件箱 |
| 新线索 | 保存在某位经纪人的通讯录中，或根本没有保存 | 新对话会在 CRM 中创建联系人 |
| 由谁回复 | 谁先看到就由谁回复 | 分配给合适的经纪人 |
| 背景信息 | 回翻聊天记录或询问同事 | 客户、房源和看房记录显示在聊天旁边 |
| 经纪人不在 | 历史记录留在其手机上 | 历史记录仍与 CRM 中的客户相关联 |
| 线索来源 | 凭猜测 | 报表中的线索来源 |
管理好收件箱的实用建议
- 明确由谁负责分配。每个班次指定一人负责分配新对话，确保没有消息无人阅读。
- 快速回复。在竞争激烈的租赁市场中，最先回复的中介往往能预约到看房。
- 在客户所用的渠道上回复。如果客户是在 Telegram 上留言，就在 Telegram 上回复；切换渠道会打断对话的连贯性。
- 让对话留在收件箱中。避免将客户转到个人号码上：这样历史记录才能对团队可见，并与 CRM 保持关联。
- 先查看客户卡片。预算、区域和过往看房记录都在聊天旁边；重复询问会让中介显得缺乏条理。
- 每月回顾线索来源。报表显示哪个渠道带来客户，帮助您决定把时间和广告预算投在哪里。
